Zaprzestanie używania kasy fiskalnej może być spowodowane kilkoma czynnikami :
1. Zakończenie działalności gospodarczej – w takiej sytuacji należy w pierwszej kolejności dokonać wszystkich formalnych zgłoszeń do urzędu skarbowego o zakończeniu działalności. Następstwem tego jest wykonanie czynności określonych odrębnymi przepisami i w obecności serwisanta oraz pracownika urzędu skarbowego sporządzić odpowiednie dokumenty.
2. Zapełnienie pamięci kasy – w wyniku długotrwałego użytkowania pamięć kasy może zostać zapełniona i w takiej sytuacji należy wyłączyć ją z pracy i podjąć kroki przewidziane w przepisach.
3. Awaria bez możliwości dokonania naprawy – postępowanie jest analogiczne do procedur związanych z wycofaniem kasy z pracy.
Co zrobić z wycofaną kasą fiskalną.
Przepisy określające tryb postępowania związany z wyrejestrowaniem i wycofaniem kasy fiskalnej z użytkowania nie określają w precyzyjny sposób co dalej z nią zrobić.
Jednym z możliwych sposobów jest poddanie kasy fiskalnej fizycznemu zniszczeniu poprzez złomowanie.
Innym sposobem na pozbycie się kasy jest odsprzedanie jej producentowi, jeśli umożliwia on takie działanie. Taka ewentualność występuje niezwykle rzadko i zależna jest od dobrej woli producenta.
Czy można używaną wycofaną kasę fiskalną sprzedać?
Nie ma możliwości sprzedaży wycofanej kasy fiskalnej na wolnym rynku. Sprzedaż kas fiskalnych objęta jest szczególnymi przepisami i pozwoleniami. Głównym decydentem w tej sprawie jest Prezesa Głównego Urzędu Miar, który wydaje odpowiednie potwierdzone przez niego uprawnienia zezwalające na import, sprzedaż i obrót tymi urządzeniami.
Uprawnienia takie posiadają producenci oraz importerzy zajmujący się obrotem kasami fiskalnymi.
Przepisy regulujące tą kwestię zawarte są w ustawie z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług. Szczegółowo omawia to art. 111 ust. 6a.
Na podstawie istniejących przepisów nie ma przeszkód przed fizycznym zniszczenie czy oddaniem do utylizacji wycofanej z eksploatacji kasy fiskalnej. Warunkiem koniecznym przed wykonaniem takiej czynności jest dopełnienie wszystkich procedur związanych z wyrejestrowaniem kasy w urzędzie skarbowym.